Organisaation muodostavat keskenään työskentelevät ihmiset, joilla on yhteinen tavoite. Jos tavoite on epäselvä, toiminta on joukko yksilösuorituksia. Älykkään organisaatiosysteemin menestys perustuu viiden tärkeän tekijän ja niiden välisen vuorovaikutuksen kehittämiseen: johtaminen, esihenkilötoiminta, työyhteisön toimintakulttuuri, osaaminen ja prosessit. Systeemistä on löydettävissä kriittiset tekijät, jotka rajoittavat sen toimintaa.

Johtaminen

Positiivisessa organisaatiosysteemissä johtamisella tarkoitetaan ylimmän johdon tapaa toimia ja käyttäytyä eri tilanteissa. Johto määrittää organisaation vision ja strategian sekä luo edellytykset organisaation kehittymiselle. Toimivassa ja älykkäässä organisaatiossa johto tukee rakentavan toimintakulttuurin syntymistä. Rakentavassa toimintakulttuurissa virheitä sallitaan ja niistä opitaan. Johto tukee esihenkilöitä, jotka puolestaan kannustavat työyhteisöä tehokkuuteen asiakkaan parhaaksi. Johdon ja esihenkilöiden välillä vallitsee hyvä ja avoin vuorovaikutus. Tavoitteista sovitaan esihenkilöiden kanssa ja heidän mielipiteitään kuunnellaan.

Esihenkilötoiminta

Esihenkilöt toimivat ryhmänsä johtajina, kannustavat kaikkia hyviin tuloksiin, jakavat valtaa ja vastuuta työntekijöille. Esihenkilöt rakentavat luottamusta työyhteisöön. He edistävät työntekijöiden osaamisen jatkuvaa kehittämistä. Kun ryhmähenki on hyvä, myös osaamista jaetaan auliisti. Koko organisaatio oppii, ja työntekijät muuttavat hyvät käytännöt toimintamalleiksi. Rakentavat toimintamallit tehostavat toimintaa ja mahdollistavat jatkuvan oppimisen.

Työyhteisön toimintakulttuuri

Toimintakulttuurilla tarkoitetaan ryhmän tapaa toimia ja sopia yhdessä pelisääntöjä sekä työskennellä yhteisen tavoitteen eteen. Sitä voidaan kuvata myös me-hengeksi. Hyvä toimintakulttuuri edistää sovittujen toimintatapojen käyttöönottamista.

Osaaminen

Osaaminen on henkilöstön näkyvää osaamista, joka sisältää paljon hiljaista tietoa työn tekemisestä ja sen vaiheista. Toimivassa työyhteisössä jokainen voi kokea arvostusta omasta työstään ja yksilöt haluavat jakaa osaamistaan muille. Ryhmässä keskustellaan ja uskalletaan puhua avoimesti toisia kunnioittaen. Työyhteisö osaa ratkaista myös ristiriitoja.

Prosessit

Prosessit ovat työtapojen ja -menetelmien kokonaisuuksia, joilla tuotetaan lisäarvoa asiakkaille. Työn sujuvuus (virtaustehokkuus) ja resurssien tehokas käyttö määrittävät miten tuotamme asiakkaalle arvoa. Selkeät prosessit ja työntekijöiden tehtävien tunnistaminen helpottavat esihenkilötoimintaa.  Toimivien prosessien avulla myös johto saa oikeaa tietoa organisaatiosta ja sen kehittämisestä strategian mukaisesti. Osaamisen myötä syntyneet innovaatiot antavat uusia mahdollisuuksia johdon strategiseen suunnitteluun ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Organisaation kehittäminen

Kehittämistyö aloitetaan tukemalla organisaation johtoa oman strategian luomisessa, johtoryhmätyöskentelyssä ja tavoitteiden asettamisessa esihenkilöille. Esihenkilöiden tehtävänä on kertoa strategia ja tavoitteet työntekijöille. Näin kaikille syntyy yhteinen päämäärä ja organisaatiota viedään samaan suuntaan. Kun kaikki organisaation menestystekijät toimivat hyvin yhteen, organisaatio toimii tehokkaasti ja kehittyy jatkuvasti. Tuloksena on entistä parempi kilpailukyky ja tuottavuus. Liiketoiminnan kehittämisohjelmamme tukee organisaatioita kehittämistyössä.

Menestystekijöiden toimivuutta ja kehittämistarvetta organisaatioissa voidaan mitata työelämän laadun QWL-mittauksella. Vastauksista selviää, mihin tekijöihin kehittämistä kannattaa kohdentaa. Tulosten avulla päästään rakentamaan älykästä organisaatiota, jossa henkilöstö pystyy jatkuvasti parantamaan sekä työn sujuvuutta että resurssien tehokasta käyttöä.